社会に出て仕事をすると、普段のプライベートのLINEやメールなどとは全く違った様式や言葉遣いでのやり取りが始まります。

ついつい日常会話で友人に使っているような文面や言葉遣いなどで対応してしまいがちだったり、なんとなーく「これでいっか」と自分なりの内容で送ってしまいがちです。

今回は取引先や目上の人、様々なシーンに合わせた送り方から内容までを見ていきましょう。

この記事はこんな人が書いています

1992年生まれ。臨床検査技師として勤務中から自己投資を重ねるも、選択を誤ったことから結果として借金400万円を抱える。

その後に出会ったナポレオンヒル・プログラムで正しいロジックを理解し、1年でそれまでに抱えた借金を完済。さらにその後1年間でTACT運営に携わりながら全国にビジネスパートナーを作り独立。

ナポレオン・ヒルのインストラクターとしても大企業の管理職からスタートアップの個人事業主まで、幅広く全国にクライアントを抱えてサポート。

ビジネスマナーと徹底したフォローにはクライアントからも定評がある。

~主な取り扱い業務~

営業 / セールスのレクチャー
プロモーションのサポート

金子理沙

ナポレオン・ヒル財団 アジア/太平洋本部
公認販社リアライズ マネージャー

【ビジネスメールの基本4ステップ】これでメールの基本はマスターできます!

ビジネスメール基本4ステップ

①宛先

宛先をToに入れるのはご存知かと思いますが、CC/BCCはどう使い分けるか把握していますか?

それぞれの宛先の役割についてご紹介します。

Toが果たす枠割

メールの用件を必ず伝えたい相手(メインの宛先)

CCが果たす枠割

情報を共有したい相手。TOの受信者にも共有していることが伝わります

BCCが果たす枠割

情報を共有したい相手。TOとCCの受信者には共有していることは伝わりません

複数名に送るときは宛先はどうすればいい?
CCに入力したアドレスは他の人も見えるの?
全員の宛先を隠して一斉送信したいときはどうすればいい?

②件名

件名は用件がひと目で理解できるように、簡潔にまとめることが大切です。

多くのビジネスマンはメールを読む時間が限られているので、件名から内容を予測し、優先順位をつけてメールを確認することがほとんどです。

正しい使い方の例

4/1 〇〇会議に関して

【△△社】ご請求書送付のお知らせ

件名を入力の際には

・具体的な日付を入れること

・プロジェクト、会議の名称を入れること

・メールの目的がわかるように書くこと

上記のポイントに気をつけて、目に止まるような件名を考えましょう。

まれに、「おはようございます」「お世話になっております」など挨拶文を件名に書く人がいます。

これはマナー違反になるので絶対にやめましょう。

③本文

本文は以下の流れで構成します。

・宛名
・挨拶、名前を名乗る
・本文
・結びの言葉
・署名

宛名

宛名にも順番があります。

会社名→部署名→役職名→名前→敬称

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲部 部長 ⚫️⚫️⚫️⚫️ 様

間違った使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲部 ⚫️⚫️⚫️⚫️ 部長様

ポイント

・⚫️⚫️部長様のように、部長、係長などの役職も、様と同様で敬称ですので、敬称を重ねる書き方は間違いです。

・会社名の前株、後株も間違えないようにしましょう。

・担当者の氏名が分からない時は「ご担当者様」と書きます。

・団体宛

特定の個人宛ではなく、組織や団体の方であればどなたが読んでも良いとされるメールは、「様」ではなく「御中」を使います。

「御中様」とは使いません。

正しい使い方の例

「株式会社〇〇〇〇御中」

「株式会社〇〇〇〇 ▲▲部御中」

・複数名宛

名前を並べて書く場合は、役職順に書きます。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲様、⚫️⚫️様、◼️◼️様

送信先が部署全体や、複数の関係者の場合は、「各位」を使います。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇 ▲▲部各位

関係者各位

・CCを設定している場合

TOの宛名の下に、CCの送り先を記載しておくと良いです。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲様

(CC:⚫️⚫️様、◼️◼️様)

挨拶、名前を名乗る

次に、挨拶と会社名・氏名を記載するのがビジネスマナーです。

基本的な形は

お世話になっております。株式会社〇〇〇〇の▲▲です。

挨拶は定型文がありますので、相手との関係性によって適宜使い分けをしていきます。

氏名は、フルネームでも、苗字だけでもどちらでも構いません。

定型文の例

・お世話になっております。

・ご無沙汰しております。

・突然のご連絡失礼いたします。(初めてのメールの時)

本文

メールは、用件を具体的に、簡潔に伝えることがポイントです。

ポイント

・6W3H(6W:いつ、どこで、誰が、誰に、何を、なぜ)

    (3H:どのように、いくらで、いくつ)

・長文で書き連ねるのではなく、箇条書きにすると伝わりやすい

・誤字脱字の無いように、最終チェックを行いましょう

・「御社」は口言葉での敬称で、メールなどの書き言葉では「貴社」を使います

読みやすいメールの例

次回の会議の詳細についてご連絡致します。

日時:●月●日●曜日 △時〜

場所:●●会議室

会議の詳細資料もあわせて、添付ファイルにて送付させて頂きます。

事前のご確認の程、宜しくお願い致します。

読みづらいメールの例

次回の会議の詳細についてですが、●月●日●曜日 △時〜●●会議室で行います。今回の会議は、新商品を販売するにあたって、開拓販路や営業をどのように行うかを決めていくものです。会議の内容や目的などの詳細な資料を添付ファイルに送付させていただいております。事前にご確認していただき、ご出席賜るようお願い申し上げます。

メールも正しい敬語を使うことが大切です。

ご自身の敬語に自信がない方はこちらの記事もあわせてご覧ください。

結びの言葉

用件が書き終えたら、結びの挨拶文で締めます。

結びの挨拶文の例

宜しくお願い致します。

今後とも宜しくお願い致します。

ご確認の程、宜しくお願い致します。

ご検討の程、宜しくお願い致します。

署名

メールの末尾には、必ず署名を記載します。

・会社名、部署名
・氏名
・郵便番号、住所
・電話番号
・メールアドレス
・webサイトのURL
・営業時間、定休日

④添付ファイル

メールには書類や画像のファイルを添えて送ることができます。

添付ファイルを付ける場合には下記の点に気をつけましょう。

添付ファイルの容量や形式

会社によって、送受信可能なデータサイズは様々です。

容量が大きいと受信に時間がかかり、メールの処理にストレスを与えてしまいます。

大きなデータファイルを添付するときは、zipファイルで圧縮するか、ファイル転送サービスを利用しましょう。

添付ファイルに関して文面に記載する

添付ファイルを送る旨を本文に記載することで、相手の確認漏れを防ぐことができます。

また、容量が大きくて確認できなかったことや、添付漏れが無いかなど、お互いに確認することができます。

円滑な仕事を行うためにも情報は記載しておきましょう。

まとめ
  • メールは、用件を簡潔に伝える媒体です
  • 宛先を間違えることの無いように、最終チェックを必ずしましょう
  • 相手の立場になって、今一度メールを読み直してみましょう