時間管理もビジネスマナー！デキる人が実践する訪問時間やイレギュラー対応

社会人として第一に意識をしなければならないのは「時間」です。

訪問時間やメールのレスポンス時間、電話をかける時間など、ビジネスマナーとして押さえて多くべきポイントがあります。

ここでは訪問時間に関するビジネスマナーを取り上げてご紹介します。

訪問する場合は約束時間の何分前に到着すれば良い？

ビジネスマナーとして、遅刻は絶対にしてはならないのは皆さんがご存知の通りです。

2、3分遅れたとしても、遅刻は遅刻。

時間にルーズな人は、ビジネスパートナーからも、クライアント様からも信用されなくなってしまいます。

ただし、到着時間が早ければ良いというものでもありません。

相手も他の仕事や、準備がある中でのアポイントになりますから、迷惑にならない配慮が必要です。

以上が基本的なマナーです。

リスク管理もビジネスマナーの一環です

目的地には、時間にゆとりをもって到着できるようにしましょう。

交通機関の遅れ、道に迷ってしまう可能性も十分にあります。

と言い訳するにはビジネスマンとしては少しお粗末ですよね。

そのような不測の事態をも考慮したスケジュール管理をするのもビジネスマナーです。

しかし、リスクに備えて移動していても電車が全く動かないなどの事故は起こり得ます。

その時は、遅刻しそうだとわかった段階で、先方に遅刻する旨を電話するなど早めに対処しましょう。

この時も

と、具体的にどのくらい遅れるのかまで伝えましょう。

この、〇〇分遅れますといった時間設定にも、ゆとりが必要です。

電車が全く動かない、交通渋滞など到着時間が全く読めない時は、適時状況を連絡し何時に到着できるのかを報告するなど、真摯に対応しましょう。

もし、電車が動かないのであれば、タクシーやバスなど他の交通機関に切り替えられるのかなど、約束の時間にできるだけ近づけて到着できるように心がけることが大切です。

時間のゆとりが、心のゆとりになる

約束の時間に余裕を持って目的地に到着することは、リスク管理だけでなく、面談前の準備や心を整える時間を確保するためでもあります。

約束の時間ギリギリに到着して駆け込むように訪問先に訪ねるよりも、目的地に15分前に到着し

これらを行ってからの方が、心を落ち着かせて面談にのぞむことができます。

客観的な視点で見ても後者の方が、ビジネスパートナーとしても信頼が置けますよね。

自分の心を整えてから面談にのぞむことは、相手に対する誠意の表れでもあり、良い人間関係を築き、円滑に仕事を進めていくためにも必要不可欠なことです。

何時でもいいよ！はいつでも良い訳ではない？

アポイントを取るとき

と言われることもありますが、いつでも良い訳ではないという点に注意しましょう。

そのような時は下記の観点から時間を設定すると良いです。

また、アポイントの際には

と時間の確約は取るようにしましょう。

時間の確約も取らず

と自分都合で捉えて訪問してしまうと、先方から

と相手にしてもらえないリスクが生じます。

無駄足になってしまった･･･なんて事のないように、相手と時間の認識をそろえておきましょう。

計画的なスケジュール管理をしましょう

「時は金なり」という有名な言葉があるように、できるビジネスマンは時間にシビアであり、計画的にタイムスケジュールを組み立てています。

スケジュールを詰め込みすぎない

商談がたくさん入ることは素晴らしい事です。

多くの人とビジネスパートナーになるチャンスを掴めているのですから、1件1件を丁寧に有意義な商談をしていきたいものです。

時間に追われて、目の前の商談に集中できないのはもったいないですから、心にゆとりを持てるスケジュール調整をするようにしましょう。

アポイントの終了時間も予定に組み込む

予定が後ろにずれ込む原因として、スケジュール管理の段階で終了時間を考慮していないことが考えられます。

次の商談の目的地まで移動が必要であれば、交通機関の時間も考慮して、何時までに会社を出る、と事前に決めておきましょう。

とキリ良く締めることができ、相手にも印象がいい状態で次のアポイント取りをすることができます。

次に控えている会社との訪問時間を守ることができるので、いづれの会社とも円滑に仕事を進めることができます。

隙間時間の有効活用

移動時間、目的地に到着してから訪問までの時間など、隙間時間が生じることは多々あります。

隙間時間は心を落ち着かせ、次の商談へと意識を集中させる非常に大切な時間です。

身だしなみを整える、商談のイメトレをするなど、ルーティンを決めておくと良いでしょう。

商談相手側も他に仕事がある中で時間を割いてのぞんでいます。

皆さん自身もたくさんの商談がある中での大切な1件です。

お互いに充実した時間を過ごすためには、ゆとりある行動と準備が大切です。

時間に心を振り回されるのではなく、自分が時間をコントロールする気持ちでスケジュール管理を行い、信頼されるビジネスマンを目指しましょう。